Cloud

Belangrijke bedrijfsbestanden kun je opslaan op veel verschillende manieren. Zo kun je alles op een harde schijf in de computer bewaren, maar je kunt ze ook in de cloud opslaan. De cloud is een netwerk van servers waar je als ondernemer gebruik kunt maken van online diensten en opslagruimte kunt huren. Het gebruik van cloud binnen het bedrijfsleven groeit enorm en is voor talrijke organisaties de basis voor de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten..

Belang en risico’s

Het werken in de cloud heeft veel voordelen. Zo heb je via het internet toegang tot al je programma’s en bestanden. Daarbij is het gemakkelijk om meer ruimte bij te huren wanneer dat nodig is. Ook is het gebruik van cloud-dienstverlening vaak goedkoper dan wanneer je dat in eigen beheer zou doen. Zo bespaar je op aanschafkosten van hard- en software en hoef je voor beheer- en onderhoudswerkzaamheden geen systeembeheerder aan te nemen. Hoe veilig de opslag van jouw bedrijfsgegevens in de cloud is, is afhankelijk van de beveiliging van de dienstverlener. Helaas zijn niet alle clouddiensten even veilig. 

Als je als ondernemer gebruik maakt van de cloud en andere onlinediensten, is de kans groot dat je bedrijfsvoering stil komt te liggen, of op z'n minst verstoord wordt, als deze diensten niet beschikbaar zijn. Dit heeft mogelijk financiële gevolgen of schaadt de reputatie van je bedrijf. Mochten de diensten onverhoopt een keer niet beschikbaar zijn, dan helpen duidelijke afspraken met de aanbieder om problemen zo snel  mogelijk te verhelpen. Daarnaast is het van belang dat je aan de wet- en regelgeving voldoet om bijvoorbeeld een datalek te voorkomen. Doe je dit niet dan heeft dit als gevolg een mogelijke boete van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). 

De bestanden die je in de cloud bewaart, zijn en blijven van jou. Wel machtig je de clouddienst om bepaalde dingen met jouw bestanden te kunnen doen. Zoals het maken van back-ups en het delen van bestanden als jij aangeeft dat je dat wilt doen. Soms maakt een clouddienst ook miniatuurtjes van je foto’s voor een betere weergave of worden de eerste paar regels tekst van een document getoond. Ook daar geef je een machtiging voor.

Adviezen

De meest gebruikte clouddiensten verschillen in de basis niet zo heel veel van elkaar als het gaat om de geboden functionaliteiten en mogelijkheden. De keuze tussen een gratis en betaalde clouddienst beperkt zich met name tot de grootte van de opslagruimte waar je beschikking over wilt hebben.

De belangrijkste aandachtspunten bij het gebruik van de cloud zijn de continuïteit van de diensten die je afneemt, de afspraken met de aanbieder in het geval van incidenten, de beveiliging van de dienst en het naleven van de wet- en regelgeving. De cloud is niet per se veiliger of onveiliger dan een on-premise (eigen locatie) dienstverlening. De risico’s, kosten en mogelijkheden zijn voor beiden wel verschillend. Breng die goed in kaart en maak een goede afweging, let hierbij niet alleen op de kosten.

Beveiligen van bestanden

Je kunt bestanden in de cloud op verschillende manieren beveiligen. Ga na welke afspraken hiervoor vastliggen bij je cloudleverancier. Let hierbij op zaken als  wie wel of geen toegang tot de bestanden krijgt, welke soft- en hardware de cloudleverancier gebruikt en wat het land van vestiging is van de servers waar de bestanden staan opgeslagen.

Toegang tot informatie

Bepaal voor jezelf of het land van vestiging van de cloudleverancier een belangrijke afweging is of niet om voor een bepaalde provider te kiezen.

De praktijk leert dat overheden vrijwel altijd toegang kunnen vragen tot je (persoons)gegevens, wanneer daar specifieke redenen voor zijn, bijvoorbeeld in het kader van terrorismebestrijding. Vaak gebeurt dat op basis van verdragen tussen landen onderling of bijvoorbeeld tussen de Europese Unie (EU) en de Verenigde Staten (VS). De omstandigheden en voorwaarden voor toegang zijn op verschillende plaatsen in de wereld anders geregeld. Daarbij is niet altijd duidelijk is waar je gegevens worden opgeslagen en in welke mate buitenlandse instanties of andere partijen toegang hebben tot deze informatie. Dat is lastig voor internationaal opererende aanbieders van clouddiensten, omdat men met verschillende juridische stelsels te maken heeft. Laat je hier zo goed als mogelijk over informeren door de provider als dit een issue voor je is.

Ook voor internationaal opererende gebruikers van clouddiensten is het van belang om in overeenstemming te zijn met de privacyregels van specifieke landen of regio’s. Overigens is er vaak toestemming van een rechter nodig voordat buitenlandse mogendheden gegevens mogen inzien.