Tips voor veilig videobellen
Vergaderen en samenwerken met video conference software wint snel terrein. Als je dit veilig en betrouwbaar wilt doen, is het allereerst zinvol om een goede afweging te maken bij het kiezen van een applicatie voor videobellen.
Als je al een applicatie gekozen hebt, kun je in het gebruik ervan ook je privacy en veiligheid vergroten. Een richtlijn voor het gebruik van thuiswerk (video- en samenwerkapplicaties) is:
- Maak afspraken in de organisatie over welke applicaties gebruikt mogen worden en welke niet;
- Maak afspraken over wat vertrouwelijke informatie is en dus zeker niet in onveilige applicaties kan worden gedeeld. Hierbij kan je denken concurrentiegevoelige informatie, maar ook informatie van klanten of medewerkers;
- Geef zo weinig mogelijk traceerbare informatie over je zelf als je jezelf aanmeldt bij een applicatie (denk bijvoorbeeld aan telefoonnummer, bedrijf waar je voor werkt, maar ook gebruikersnamen van social media of een profielfoto);
- Deel alleen informatie die publiekelijk is of mag worden. Vertrouwelijke data, voor zover delen is toegestaan, deel je telefonisch of per e-mail of beveiligd communicatieplatform;
- Deel vergaderverzoeken alleen met specifieke deelnemers en niet met grote groepen;
- Beveilig de toegang tot een vergadering altijd met een wachtwoord of toegangscode;
- Mocht je twijfelen over de privacy of veiligheid van een bepaalde tool, overleg indien mogelijk met je ICT leverancier;
- Wees alert op phishing e-mails van ‘nep’vergaderingen of van onbekenden. Ben jij in staat om een phishing e-mail te herkennen?;
- De privacy statements van bedrijven veranderen wel eens. Check of eventuele veranderingen ook consequenties hebben voor jouw gebruik.
Applicatie voor videobellen kiezen?
Er zijn een aantal aspecten waar je op moet letten bij het kiezen van een veilige en betrouwbare vergader- en samenwerkapplicaties.
Veiligheid tijdens een videocall
De volgende tips helpen je ook om een meeting veilig te laten plaatsvinden:
- Controleer wie er in een online vergadering zit, bijvoorbeeld aan de hand van camerabeelden, gebruikersnaam of stem;
- Wees alert op meldingen van nieuwe deelnemers gedurende de vergadering en controleer of nieuwe deelnemers ook daadwerkelijk in de vergadering horen;
- Als je informatie met andere deelnemers wilt delen, deel alleen datgene wat echt noodzakelijk is. Wellicht kun je refereren naar een bestand dat op een veilige manier toegankelijk is gemaakt voor iedereen, bijvoorbeeld via beveiligde e-mail of een gedeelde netwerkschijf;
- Schermdelen? Wees je ervan bewust dat als je jouw bureaublad deelt, andere informatie ook zichtbaar is. Anderen zien welke applicaties je open hebt staan en bijvoorbeeld pop-ups van e-mails en chatberichten. Kies daarom voor 'venster delen';
- In een aantal applicaties is de mogelijkheid om de achtergrond te vervagen of vervangen, maak hier gebruik van;
- Wees alert op meldingen in de applicatie van opnames van de vergadering of andere meldingen die kunnen duiden op een vermindering van privacy of veiligheid;
- Bij twijfel over je privacy en/of veiligheid, kies een ander (veilig) medium voor het uitwisselen van informatie.
Meer lezen over veilig thuiswerken?
Autoriteit Persoonsgegevens: informatie over toezicht en AVG in relatie tot thuiswerken.
Agentschap Telecom: informatie over een betrouwbare telewerkomgeving.
Nationaal Cyber Security Center: informatie over veilig thuiswerken voor Rijksoverheid en vitaal bedrijfsleven.