File Transferring Services

Doordat bedrijven steeds mobieler kunnen werken is digitale samenwerking hierbij een belangrijk onderdeel geworden. Het op afstand gezamenlijk bewerken van documenten en het online bijwonen van meetings zijn hier slechts enkele voorbeelden van. Hierbij kan het gebeuren dat je als ondernemer tegen beperkingen aanloopt. Denk hierbij aan het delen van grote bestanden.

Beperkingen in e-mail

We delen steeds vaker en steeds grotere bestanden. Zeker nu we meer thuiswerken. Nog niet alle softwarepakketten zijn ingericht voor het delen van grote bestanden. Voor veel ondernemers is het een bekend probleem dat bepaalde bestanden, zoals een videobestand of een technische tekening, te groot zijn om via e-mail te versturen.

Bestanden delen met File Transferring Services

Om dit probleem te omzeilen zijn er zogenaamde File Transferring Services. Dit zijn diensten waarmee je (grote) bestanden kunt delen met een of meerdere mensen. Je uploadt een bestand via de website of tool van de betreffende dienst. Vervolgens krijg je een downloadlink, die je doorstuurt naar de personen met wie je het bestand wilt delen. Het bestand wordt online door de dienst bewaard en aangeboden door middel van een downloadlink aan de ontvanger. Je stuurt dus enkel deze download link en niet het gehele bestand. Dit is makkelijk en snel, maar brengt mogelijk ook risico's met zich mee.

Waar moet ik op letten?

Aanbieders van File Transferring Services bieden verschillende niveaus van veiligheid en privacy. Hieronder geven we enkele tips waar je op kunt letten bij het gebruik van een File Transferring Service en het kiezen van een aanbieder, zodat je jouw bestanden op een veilige manier kunt delen.

• Werk je al in de cloud?
  Als je in de cloud werkt, is de kans groot dat je huidige softwarepakket een mogelijkheid biedt tot het delen van grote bestanden. Ga na of dit het geval is. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld je systeembeheerder of de support van het door jou gebruikte softwarepakket contacteren. Het gebruik van deze dienst is vaak een goede optie: het delen van bestanden is eenvoudig. Deze dienst is al aanwezig binnen jouw onderneming en zit vaak bij de prijs van het softwarepakket inbegrepen.
• Bedenk goed wat je wilt delen
  Als je bestanden wilt delen, bedenk dan goed wat je deelt. Wees bijvoorbeeld voorzichtig met het delen van gevoelige informatie, zoals bedrijfsgeheimen of informatie met persoonlijke gegevens. Je wilt voorkomen dat jouw data per ongeluk bij de verkeerde persoon terecht komen of onderschept worden.
• Opslaan van bestanden
  Bij het gebruik van een File Transferring Service wordt het bestand bewaard op de servers van de aanbieder van de dienst. Houd bij het kiezen van een aanbieder daarom rekening met hoe lang de aanbieder je bestanden bewaart en wat er daarna mee gebeurt. Let daarbij ook op of je het bestand zelf kunt verwijderen als je dat zou willen.
• Versleuteling van bestanden
  Kies een dienst die gebruik maakt van versleuteling, zoals 'end-to-end encryptie'. Dit houdt in dat de bestanden versleuteld worden voor het uploaden en pas ontsleuteld worden bij het downloaden. Hierdoor zijn jouw bestanden onbruikbaar voor mensen die proberen de bestanden te onderscheppen. Je kunt er ook voor kiezen om je bestanden zelf te versleutelen  voordat je ze uploadt naar de externe dienst. Dit is omslachtiger, maar biedt wel het voordeel dat je zeker weet dat je de enige bent die het wachtwoord bezit om het bestand te openen.
• Gebruik een dienst met wachtwoord bescherming
  Zorg dat je altijd een dienst gebruikt waar je moet inloggen of een wachtwoord moet invoeren om een bestand te downloaden. Zo voorkom je dat informatie gelekt wordt als de link per ongeluk wordt doorgestuurd naar iemand buiten je organisatie. Let daarbij op dat je het wachtwoord niet in hetzelfde bericht deelt als de link. Deel het wachtwoord bij voorkeur via een andere methode dan per e-mail, zoals via een SMS-bericht.
• Privacy
  Het lezen van het privacybeleid van een aanbieder is vaak een flinke pil, maar in dit geval belangrijk. Het gaat immers over bestanden van je onderneming en dan is het goed om te weten wat er precies met deze informatie gebeurt. Controleer bijvoorbeeld of de voorwaarden iets zeggen over het bekijken of zelfs gebruiken van jouw bestanden. Let er hierbij bijvoorbeeld vooral op dat de inhoud van jouw bestand gescand mag worden voor advertentiedoeleinden, of in extreme gevallen dat de betreffende dienst de inhoud van jouw bestand mag gebruiken voor eigen doeleinden. Wees je daarnaast ook bewust welke bestanden je downloadt. Haal bijvoorbeeld nooit zomaar anonieme bestanden binnen waarvan het doel of de afzender je niet bekend is.
• Welke functionaliteit heb je nodig?
  Bekijk hoe groot het bestand is dat je wilt delen, met hoeveel mensen je het wilt delen en hoe snel het bestand gedeeld moet worden. Deze factoren kunnen per dienst verschillen. Sommige diensten bieden extra inzicht in de downloads van je bestand. Dit is handig als je bij wilt houden wie het bestand allemaal ontvangen heeft, of hoeveel personen het bestand gedownload hebben.
• Prijs
  Tot slot moet je rekening houden met mogelijke kosten van het gebruik van een dienst. Sommige diensten zijn gratis, terwijl je voor andere een bepaald (maandelijks) bedrag betaalt. De mogelijke voordelen van betaalde File Transferring Services variëren per aanbieder. Vaak bieden betaalde diensten extra functionaliteit, zoals de mogelijkheid om grotere bestanden te delen of het bestand met een onbeperkt aantal mensen te delen.