E-mail

E-mail (electronic mail) verstuur en ontvang je vanuit een e-mailprogramma op je computer, laptop, tablet of smartphone. Het gebruik van e-mail is in ons dagelijks leven en in het bedrijfsleven een van de meest gebruikte middelen om met elkaar te communiceren en bestanden uit te wisselen.

Belang en risico's

Dagelijks worden er miljarden zakelijke en persoonlijke e-mails verstuurd en geschat wordt dat meer dan de helft van de hele aarde er gebruik van maakt. Een bedrijf zonder e-mail is ondenkbaar in deze tijd om op een goede, snelle en efficiënte manier zaken te doen met klanten en andere relaties.

Helaas wordt er sinds de introductie van e-mail (meer dan 50 jaar geleden) ook op grote schaal misbruik van gemaakt. De meest bekende en oudste variant van misbruik via e-mail is het versturen en ontvangen van spam. Maar ook bijvoorbeeld de verspreiding van kwaadaardige bestanden in sterk toenemende mate phishing en ransomware. Aangezien de informatie die in de mailbox van  jouw medewerkers te vinden is zeer interessant kan zijn voor een hacker is het van belang gebruik te maken van een veilig e-mail systeem.

Adviezen

Cybercriminelen gebruiken e-mail om virussen te versturen naar bedrijven in de hoop dat deze berichten worden geopend waarna het virus wordt geïnstalleerd op de computer. Deze virussen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om wachtwoorden en inloggegevens buit te maken of om ransomware te installeren. Zorg er dan ook voor dat jij en je eventuele medewerkers zo goed mogelijk nepmails leren herkennen om een besmetting te voorkomen.

Op de website Internet.nl kun je zelf controleren of je e-mailadres gebruik maakt van een modern adres, ondertekend domein, beveiligde verbinding en anti-phishing maatregelen treft. Hoewel deze controle géén beveiligingstest is, levert het wel informatie op die je met je systeembeheerder en/of externe leverancier, kunt bespreken.

Aandachtspunten voor het gebruik van e-mail

Er zijn enkele basis zaken die je als ondernemer in het achterhoofd dient te houden:

  • Zorg ervoor dat medewerkers binnen jouw organisatie weten wat, los van de positieve effecten, de gevaren zijn van e-mail of biedt trainingen aan die ze de bekend maken met de risico’s die zich voordoen via de e-mail. 
     
  • Open nooit ongevraagde bijlagen in e-mails. Dit geldt zelfs voor bestanden die afkomstig zijn van een bekende en er wellicht ongevaarlijk uit zien. Ook afbeeldingen of .pdf bestanden kunnen kwaadaardige code bevatten. 
     
  • Vertrouw niet blind op de verzender van de mail en bekijk goed van wie de mail afkomstig is.
     
  • Reageer nooit op e-mails waarvan jij niet zeker bent van de afzender of het emailadres.
     
  • Het goed inspecteren van een verdachte link kan geen kwaad. Argeloos klikken (ja echt, 1 klik is al voldoende) kan je helaas slachtoffer maken van een phishing aanval.
     
  • Blijf kritisch en geloof niet alles wat je leest. Een mooie financiële deal of samenwerking met een grote partij klinkt mooi en aanlokkelijk maar is de email daadwerkelijk afkomstig van de persoon die hij/zij zegt te zijn?
     
  • Sla belangrijke gegevens niet alleen op in de e-mail en gebruik jouw mailbox niet als verzamelplaats.
     
  • Koppel geen persoonlijke services/diensten van derde partijen aan jouw zakelijke emailadres. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanmaken van een Facebook account op jouw zakelijke emailadres.